Mail Merge क्या हैं? हमारे दैनिक जीवन में कई बार ऐसा होता है जब हमें एक ही तरह के डॉक्यूमेंट जिसमें कि एक ही प्रकार का टेक्स्ट लिखा होता है उसे अनेक लोगों को भेजना होता है। उदाहरण के लिए जैसे हमें अनेक लोगों को किसी फंक्शन के लिए अगर इनवाइट करना हो तो हम उन्हें एक ही प्रकार का टेक्स्ट भेजते हैं।
यदि हम उस टेक्स्ट को बार बार लिखते हैं तो उसमें काफी समय और मेहनत लगती है किंतु वर्तमान समय में हम कंप्यूटर की एक एप्लीकेशन की सहायता से इसी कार्य को बड़े आराम से कर सकते हैं इस एप्लीकेशन को कहा जाता है मेल मर्ज।
मेल मर्ज एक ऐसा तरीका है जिसके माध्यम से हम एक ही प्रकार के टेक्स्ट को अनेक लोगों तक पहुंचा सकते हैं। तो दोस्तों आइए आज इस पोस्ट के माध्यम से जानते हैं कि मेल मर्ज क्या है और इसका उपयोग कैसे करें? What is Mail Merge in Hindi
मेल मर्ज क्या है? |What is Mail Merge in Hindi
मेल मर्ज एक तकनीक है जिसका उपयोग एक जैसे टेक्स्ट को अनेक लोगों को भेजने में किया जाता है। इसमें टेक्स्ट को Personalize करके जिसको भेजना है उसकी इन्फॉर्मेशन डाली जाती है ताकि उसे ऐसा लगे कि वह विशेष रूप से उसी व्यक्ति के लिए बनाया गया हो। इसके साथ ही मेल मर्ज कंप्यूटर में MS Word एप्पलीकेशन का एक विकल्प या सेक्शन हैं। जिसका उपयोग एक साथ, एक जैसा संदेश अनेक लोगों को भेजने के लिए किया जाता हैं।
मेल मर्ज एक प्रभावी तकनीक है जिससे कम समय में अनेक लोगों तक किसी संदेश को पहुंचाया जा सकता है। जिन लोगों को डॉक्यूमेंट भेजना होता है उनके एड्रेस उसमें होते हैं। जिन व्यक्तियों को डॉक्यूमेंट भेजना होता है उनके नाम तथा एड्रेस की सूची MS Word में तैयार की जाती है। मेल मर्ज लाभदायक होता है क्योंकि यह फ़ास्ट और ऑटोमैटिक होता है।
अगर आपको MS Word में मेल मर्ज का उपयोग करना हैं तो आपको MS Word के Mailings सेक्शन में जाना होगा। उसके बाद आप Start Mail Merge के विकल्प में क्लिक करके इस विकल्प का लाभ ले सकते हैं।
मेल मर्ज की प्रक्रिया में निम्नलिखित डॉक्यूमेंट उपलब्ध होते हैं-
1. Main Document – इसके अंतर्गत मुख्य कंटेंट अथवा वह टेक्स्ट होता है जिसे किसी व्यक्ति को भेजा जाना है।
2. Data Source – जिन व्यक्तियों को डॉक्यूमेंट भेजना होता है उन सभी के एड्रेस यहाँ पर स्टोर होते हैं।
3. Merged Document – यह मेन डॉक्यूमेंट और डेटा सोर्स का कॉम्बिनेशन होता है। मेन डॉक्यूमेंट और डेटा सोर्स को कंबाइन करने की प्रक्रिया को मर्जिंग कहा जाता है।
मेल मर्ज प्रयोग करने के स्टेप |Steps following for using Mail Merge
मेल मर्ज का उपयोग करते समय हमें कुछ स्टेप फ़ॉलो करने होते हैं जो इस प्रकार से हैं-
1. मेन डॉक्यूमेंट का निर्माण करना।
2. डेटा सोर्स का निर्माण करना।
3. मेन डॉक्यूमेंट और डेटा सोर्स की मर्जिंग।
मेन डॉक्यूमेंट का निर्माण कैसे करें? |How to create the Mail Document
मेन डॉक्यूमेंट का निर्माण करने के निम्नलिखित स्टेप होते हैं-
Step 1: सबसे पहले MS Word ओपन करें और उसमें जो टेक्स्ट आप भेजना चाहते हैं उसे टाइप करें।
Step 2: Mailing tab सिलेक्ट करें फिर Start Mail Merge Group में जाकर Start Mail Merge को सिलेक्ट करें।
Step 3: अब Step by Step Mail Merge Wizard tab को सिलेक्ट करें।
Step 4: इस ऑप्शन को सिलेक्ट करने के बाद डॉक्यूमेंट विंडो की राइट साइड में Mail Merge Task Pane दिखाई देने लगेगा।
Step 5: इसके बाद Select letters ऑप्शन पर क्लिक करें। तब फिर Next: Starting Document को सिलेक्ट करें।
Step 6: इसके बाद आपसे डॉक्यूमेंट सिलेक्ट करने के लिए पूछा जाएगा जिसके लिए आप मेल मर्ज इस्तेमाल करना चाहते हैं।
यदि आपने पहले से ही डॉक्यूमेंट ओपन किया हुआ है तो आप Use the current document ऑप्शन को सिलेक्ट करके आगे बढ़ सकते हैं। इसके बाद आपको Select recepients ऑप्शन पर क्लिक करना होगा।
डेटा सोर्स का निर्माण |Creating the data source
डेटा सोर्स का निर्माण करने में निम्नलिखित स्टेप होते हैं-
Step 1: सर्वप्रथम Type a new list ऑप्शन को सिलेक्ट करें।
Step 2: फिर Create पर क्लिक करें। तब New Address list डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा।
Step 3: New Address list डायलॉग बॉक्स में एड्रेस की जानकारी एंटर करें। टेक्स्ट बॉक्स में recepient की डिटेल डाले और फिर अगले recepient की डिटेल डालने के लिए New Entry पर क्लिक करें।
Step 4: समाप्त करने के लिए OK पर क्लिक करें।
Step 5: इसके बाद Save डायलॉग बॉक्स ओपन होगा इसमें आप अपने डेटा सोर्स को जो नाम देना चाहते हैं वो नाम एंटर करें।
Step 6: Save पर क्लिक करें।
Step 7: इसके बाद Mail Merge Recepient बॉक्स ओपन हो जाएगा जिनमें उन व्यक्तियों की डिटेल होंगी जो आपने एंटर की हैं।
इसके बाद Desired recepients को मेन डॉक्यूमेंट में ऐड कर दे। विंडो को क्लोज करने के लिए OK पर क्लिक करें।
Step 8: इसके बाद लेटर टाइप करने के लिए Next: Write on your letter पर क्लिक करें।
मेन डॉक्यूमेंट और डेटा सोर्स की मर्जिंग |Merging the Main Document and the Data Source
Step 1: उस जगह पर क्लिक करें जहाँ पर रेसपीएन्ट की डिटेल appear होनी है।
Step 2: Address Block को सिलेक्ट करें।
Step 3: अब आप Desired फॉरमेट को सेलेक्ट करें।
Step 4: OK पर क्लिक करें।
Step 5: कर्सर पोजीशन पर <<Address-block>> दिखाई देगा।
Merged Document को देखने और प्रिंट करने के लिए स्टेप
आप Merged Document को देख भी सकते हैं और प्रिंट भी कर सकते हैं। Merged Document को प्रिंट करने के लिए निम्नलिखित स्टेप फ़ॉलो करें-
Step 1: सबसे पहले Next: Preview your letter ऑप्शन पर क्लिक करें।
Step 2: आपके द्वारा डॉक्यूमेंट में सिलेक्ट किये गए पहले रेसपीएन्ट का नाम यहाँ पर दिखाई देगा।
Step 3: Preview your letter पर आने वाले arrow पर क्लिक करें।
Step 4: अब Next: Complete the merge ऑप्शन को सिलेक्ट करें।
Step 5: अंत में Print पर क्लिक करें।
मेल मर्ज के लाभ |Advantages of Mail Merge in Hindi
● इसके द्वारा अनेक रेसपीएंट्स को संदेश भेजा जा सकता है जिससे समय की बचत होती है।
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● इससे डॉक्यूमेंट की personalized copies बनती हैं जिससे ऐसा लगता है कि सामने वाले व्यक्ति को यह लेटर व्यक्तिगत रूप से ही लिखा गया हो।
● Personalized letters बनाने का यह बहुत तीव्र तरीका है।
मेल मर्ज के हानियाँ |Disadvantage of Mail Merge
● मेल मर्ज में डॉक्यूमेंट को अपडेटड रखना पड़ता है।
● इसमें गलतियां होने के Chances ज्यादा होते हैं।
निष्कर्ष – Conclusion
मेल मर्ज बड़े बड़े संगठनों के लिए लाभकारी होता है इसकी मदद से वे अपने कस्टमर्स से कम्यूनिकेट करने के लिए Personalized लेटर्स, वेलकम लेटर्स, विशेष सूचना, थैंक यू मेल आदि का आसानी से निर्माण कर सकते हैं। इससे वे एक ही समय पर अनेक व्यक्तियों तक अपना संदेश पहुंचा सकते हैं। इस प्रकार यह समय की बचत करता है इसके साथ ही यह एक तीव्र और ऑटोमैटिक माध्यम है।
तो दोस्तों मैं आशा करता हुँ कि मेरे द्वारा तैयार की हुई यह पोस्ट आपको जरूर पसंद आई होगी। आज आपने हमारी इस पोस्ट के माध्यम से जाना कि मेल मर्ज क्या हैं और इसका उपयोग कैसे करते हैं? (What is Mail Merge in Hindi) इस पोस्ट के संबंधित यदि आपके कोई सवाल हैं तो आप कमेंट बॉक्स का उपयोग कर अपने प्रश्नों के उत्तर प्राप्त कर सकते हैं।